МЕЛИТОПОЛЬСКИЕ ВЕДОМОСТИ

 

Перехід до цифрового податкового контролю змушує український бізнес приділяти значно більше уваги структурі та якості облікової інформації. Модуль SAF-T UA дозволяє автоматизувати процес отримання даних з інформаційних систем підприємства, їх перевірки, доповнення та подальшого формування стандартизованих файлів. Для компаній із великим обсягом операцій така автоматизація особливо важлива, адже ручна підготовка значних масивів бухгалтерської інформації потребує багато часу та створює додаткові ризики помилок.

SAF-T містить деталізовані дані про господарську діяльність підприємства за визначений період. Тому підготовка такого файлу — це не просто формування ще одного бухгалтерського звіту. Необхідно правильно отримати інформацію з корпоративних систем, привести її до потрібної структури, перевірити повноту та сформувати файл відповідно до встановленої схеми.

Які задачі вирішує спеціалізований модуль

Основне завдання автоматизації — створити контрольований процес між обліковою системою підприємства та готовим SAF-T-файлом.

Модуль може використовувати інформацію про:

• бухгалтерські проведення;
• первинні документи;
• контрагентів;
• товари та послуги;
• активи;
• залишки та рух запасів;
• операції придбання і реалізації;
• платежі;
• рахунки бухгалтерського обліку;
• інші необхідні аналітичні дані.

При цьому інформація має бути не просто перенесена з однієї системи до іншої. Вона повинна відповідати необхідній структурі та мати коректні зв’язки між окремими об’єктами обліку.

Чому автоматизація SAF-T особливо важлива для великого бізнесу

Чим більше підприємство, тим складнішою зазвичай є його IT-інфраструктура.

Компанія може одночасно використовувати ERP, бухгалтерську систему, CRM, електронний документообіг, складські програми та спеціалізовані галузеві рішення. Частина необхідної інформації при цьому може знаходитися в різних базах.

Ручне об’єднання таких даних створює одразу декілька проблем:

• значні витрати робочого часу;
• ризик пропуску операцій;
• дублювання інформації;
• складність контролю версій;
• помилки при перенесенні даних;
• залежність процесу від конкретних співробітників.

Автоматизований підхід дозволяє встановити єдині правила отримання та обробки інформації.

Рішення SAF-T UA від EBS

Для автоматизації цього процесу компанія EBS пропонує власне спеціалізоване рішення для підготовки та вивантаження SAF-T UA.

Важливою особливістю рішення є можливість працювати з обліковими даними з різних систем. Це дозволяє підприємству не перебудовувати всю існуючу IT-архітектуру лише заради підготовки SAF-T.

Система дозволяє завантажувати необхідну інформацію, переглядати її, редагувати та доповнювати перед формуванням фінального результату.

Файли формуються відповідно до XSD-схеми, а залежно від обсягу інформації вивантаження може здійснюватися одним або декількома файлами.

Таким чином, бізнес отримує окремий технологічний інструмент, який можна інтегрувати в існуючу облікову інфраструктуру.

Інтеграція з корпоративними системами

Одна з найскладніших частин проєкту — правильно організувати отримання інформації.

Універсального сценарію тут практично не існує. Структура даних залежить від:

• програмного забезпечення підприємства;
• конфігурації облікової системи;
• внутрішнього плану рахунків;
• використовуваних довідників;
• кількості юридичних осіб;
• специфіки бізнес-процесів.

Саме тому EBS бере на себе не лише встановлення програмного рішення, а й інтеграцію з системами клієнта та мапінг даних.

Мапінг передбачає визначення відповідності між інформацією в корпоративній системі та необхідними полями SAF-T. Це один із ключових етапів, від якого залежить правильність подальшого формування файлів.

Контроль та перевірка інформації

Ще одна важлива перевага спеціалізованого рішення — можливість працювати з даними до фінального вивантаження.

На практиці під час підготовки можуть бути виявлені:

• незаповнені реквізити;
• дублікати;
• неправильні довідники;
• нестандартні бухгалтерські операції;
• розбіжності між інформаційними системами;
• некоректні зв’язки між документами.

Можливість переглядати та доповнювати інформацію дозволяє виправляти такі проблеми до створення фінального файлу.

Захист корпоративної інформації

SAF-T може містити значний масив конфіденційних даних про діяльність підприємства. Тому питання місця їх зберігання також має важливе значення.

У рішенні EBS за замовчуванням передбачене розміщення даних на серверах клієнта. Такий підхід дозволяє підприємству зберігати контроль над корпоративною інформацією та зменшувати ризики її передачі стороннім системам.

Крім того, система зберігає інформацію про виконані вивантаження. Це дає можливість порівнювати результати, перевіряти попередні версії та аналізувати сформовані дані.

Що EBS бере на себе під час впровадження

Замовлення рішення в EBS передбачає не лише отримання самого програмного продукту. Команда може супроводжувати підприємство на основних етапах переходу.

До робіт можуть входити:

1. аналіз поточної облікової системи;
2. визначення джерел інформації;
3. інтеграція рішення з системами клієнта;
4. мапінг облікових даних;
5. налаштування процесу формування файлів;
6. тестування роботи системи;
7. навчання користувачів;
8. подальша технічна та консультаційна підтримка.

Такий формат особливо актуальний для підприємств зі складними або доопрацьованими конфігураціями, де стандартного встановлення програмного забезпечення недостатньо.

Чому підготовку краще починати заздалегідь

Формування SAF-T передбачає роботу з великим масивом інформації про діяльність підприємства. Якщо в обліковій системі накопичувалися помилки, використовувалися нестандартні довідники або відсутні необхідні реквізити, їх виправлення може потребувати часу.

Тому доцільно заздалегідь провести діагностику:

• структури даних;
• повноти довідників;
• використовуваних інтеграцій;
• якості бухгалтерської інформації;
• можливості автоматичного отримання необхідних показників.

Це дозволяє виявити потенційні проблеми ще до моменту, коли підприємству буде необхідно сформувати готовий файл.

EBS як технологічний партнер для впровадження SAF-T UA

Особливість такого проєкту полягає в тому, що він знаходиться на перетині податкового консалтингу, бухгалтерського обліку та IT.

EBS працює одразу з цими напрямами, тому компанія може допомогти не тільки з технічним встановленням рішення, але й з організацією самого процесу підготовки даних.

Підприємство може звернутися до EBS для консультації, оцінки готовності поточної облікової системи, інтеграції модуля та подальшого супроводу його роботи.

Такий комплексний підхід особливо важливий для середнього та великого бізнесу, де помилка на рівні мапінгу або джерела інформації може вплинути на значний обсяг даних.

Висновок

Впровадження SAF-T потребує значно більшої підготовки, ніж звичайне встановлення нового звіту в бухгалтерській програмі. Підприємству необхідно визначити джерела інформації, провести мапінг, перевірити якість даних та організувати їх формування у встановленій структурі.

Спеціалізоване рішення EBS дозволяє автоматизувати цей процес та інтегрувати його з існуючими обліковими системами підприємства. Команда EBS може взяти на себе інтеграцію, налаштування мапінгу, підготовку системи, навчання користувачів і подальшу підтримку. У результаті бізнес отримує не просто інструмент для створення файлу, а повноцінний керований процес підготовки SAF-T UA.